3.1. Исполнение запросов о гражданском состоянии57
Запросы граждан социально-правового характера о подтверждении юридических данных о гражданском состоянии связаны, как правило, с поиском сведений о дате и месте рождения лица, о родителях или родственниках, смерти, заключении или расторжении брака, усыновлении, установлении отцовства, перемене имени, отчества, фамилии. Основными источниками запрашиваемых сведений по данной тематической группе являются документы, отложившиеся: - в фондах отделов (бюро) записей актов гражданского состояния, коллекциях метрических книг: все виды актов гражданского состояния: рождение, брак, развод, смерть, усыновление, установление отцовства, перемена имени, отчества и фамилии, происхождение детей; - в фондах исполнительных органов государственной власти и управления: установление отцовства, усыновление; - в фондах судебных органов: расторжение брака, установление отцовства; - в фондах учреждений, организаций и предприятий (по месту работы, учебы, службы): рождение, брак, развод, смерть; - в фондах детских домов и других учреждений интернатного типа: рождение, установление родителей, усыновление, перемена фамилии, имени, отчества; - в фондах церквей, костелов, мечетей, синагог и других религиозных организаций: рождение, брак, смерть. Основанием для подтверждения даты рождения, бракосочетания, расторжения брака (развода), смерти, перемены фамилии, имени, отчества, усыновления (удочерения), установления отцовства служат: за досоветский период - метрические книги58 (Приложение №10). за советский период: - актовые книги (книги записей актов гражданского состояния) (Приложение №11); - решения местных органов государственной власти и управления об установлении отцовства, усыновлении (удочерении) (Приложение № 12); - решения судебных органов о признании отцовства, о расторжении брака (Приложение № 13); - документы детских домов, учреждений интернатного типа (учетные карточки, списки и книги воспитанников, личные дела, копии актов об усыновлении (удочерении)). Сведения о датах рождения сельских жителей после 1917 г. могут содержаться в похозяйственных книгах сельских и поселковых советов (Приложение № 14). Поиск сведений по метрическим книгам для исполнения запроса социально-правового характера возможен при условии, если заявитель точно указывает в запросе наименование церкви (костела, мечети, синагоги), ее местонахождение, время события (в пределах года). При подготовке и оформлении архивной справки или архивной выписки необходимо учесть, что несовпадение отдельных данных, внесенных в актовые книги и метрические книги, с теми, которые приводятся в запросе, не является препятствием для включения их в справку при условии, если остальные сведения позволяют идентифицировать лицо, о котором упоминается в актовой записи, с тем, о котором запрашиваются сведения. Несовпадающие данные, а также частично утраченные или неразборчиво написанные записи в актовых и метрических книгах, оговариваются в архивной справке записью: «так в документе», «так в тексте оригинала», «в тексте неразборчиво» или «часть текста утрачена». При наличии в актовой книге или метрической книге исправлений и изменений, внесенных на основании решения суда и заключения органов записи актов гражданского состояния, в архивную справку, предназначенную для предоставления в официальные органы для получения документа (паспорта), повторных свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, включаются сведения с учетом внесенных исправлений и изменений, а также с указанием поисковых данных первоначальной и последующих записей (Приложение №15). В остальных случаях в архивную справку включаются сведения о первоначально сделанной записи, о внесении исправлений и изменений, с обязательной ссылкой на документы, послужившие основанием для внесения этих исправлений и изменений, в соответствии с Федеральным законом «Об актах гражданского состояния»59 (Приложение №16). В сопроводительном письме к архивной справке целесообразно сообщить, что в церковных метрических книгах до 1918 года при регистрации рождения, брака, смерти, как правило, не указывались фамилии, что даты даются по старому стилю. Если документ был переведен, следует указать, с какого языка сделан перевод. В случае отсутствия метрических книг за определенный период, заявителю может быть рекомендовано обратиться в архив по месту хранения консисторских экземпляров метрических книг. В работе по исполнению запросов этой тематической группы следует иметь в виду, что в соответствии со ст. 110 Кодекса о браке и семье РСФСР 1969 года60 «усыновление является охраняемой законом тайной. Воспрещается без согласия усыновителей, а в случае их смерти без согласия органов опеки и попечительства, сообщать какие-либо сведения об усыновлении, а также выдавать выписки из книг актов гражданского состояния, из которых было бы видно, что усыновители не являются кровными родителями усыновленного»61. В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации»62 это ограничение действует в течение 75 лет со дня усыновления. Согласно письму Росархива от 11.10.2006 № 6 /1875-к) и п. 9 «Рекомендаций по использованию книг государственной регистрации актов гражданского состояния и метрических книг, переданных в государственные архивы», выдача справок и копий записей актов гражданского состояния осуществляется бесплатно для органов записи гражданского состояния, судов, органов прокуратуры, дознания и следствия.