Характеристики фондов в путеводителе

Государственные архивы СССР: Справочник. — Ч. 1—2. — М, 1989; Документы ГАФ СССР в библиотеках, музеях и научно-отраслевых архивах. — М., 1991. 1.

Фонды досоветского периода. 2.

Фонды советских, современных учреждений, организаций и предприятий.

Характеристики фондов досоветского периода могут располагаться по следующей схеме:

высшие и местные органы государственного управления; органы административно-полицейского управления и подчиненные им учреждения и организации;

органы финансово-хозяйственного управления и подчиненные им учреждения; хозяйственно-экономические организации и предприятия;

культурно-просветительские органы и подчиненные им учреждения;

органы суда и прокуратуры;

органы сословно-городского и земского самоуправления; учреждения религиозного культа; общественные организации;

фонды личного происхождения и архивные коллекции. Характеристики фондов советского и современного периодов могут располагаться по такой схеме:

высшие и местные органы государственного управления; органы народного и государственного контроля; органы управления промышленностью, сельским хозяйством и другими отраслями экономики и подведомственные им учреждения, организации, предприятия;

органы управления народным образованием, здравоохранением, научной и другими отраслями социально-культурного строительства; подведомственные им учреждения и организации; органы правосудия, арбитража и прокурорского надзора; общественные организации;

фонды личного происхождения и архивные коллекции.

Внутри разделов фонды группируются в подразделы по отраслям или характеру производственной деятельности.

При составлении характеристик фондов существуют различные методы и способы описания документов данного фонда или группы фондов архива, которые заключаются в выборе принципа группировки в аннотации, различной методике подачи информации о содержании отдельных видов документов, в разной степени подробности сведений, включаемых в историческую справку, в составе и степени полноты справочного аппарата к изданию.

Теперь рассмотрим характеристики фондов. Они могут быть индивидуальные и групповые. Название фонда в индивидуальной

характеристике должно соответствовать его названию в учетных документах.

Для групповой характеристики дается типовое или обобщенное название группы фондов, включенных в характеристику. Для групповой характеристики, объединяющей последовательно сменявшие друг друга организации с родственными функциями, названием может служить перечисление в хронологической последовательности этих фондообразователей.

Основное требование, предъявляемое к характеристике фонда, заключается в том, чтобы она отражала основное содержание документов фонда, давала четкое представление об объеме и характеристике его документной информации. Максимально полный охват содержания документов фонда без лишней детализации возможен при четко намеченных пределах описания, зависящих от целевого назначения данного вида справочника.

Цель характеристики фонда в целом — дать необходимую и достаточную информацию о составе и содержании документов фонда и адрес информации. Необходимость и достаточность информации определяется тем, что в характеристике фонда отражаются основные направления деятельности организации, зафиксированные в ее документах, с учетом специфики ее деятельности. Выполнению этой задачи служат все элементы характеристики фонда: название фонда, справочные данные о фонде, историческая справка, аннотация, библиографический список литературы о фонде.

Каждый элемент характеристики фонда несет определенную информационную нагрузку.

Название фонда — обязательный элемент характеристики, который может дать указание: 1)

на историческую эпоху деятельности фондообразователя; 2)

название фондообразователя, его функции в государственном аппарате или отрасли экономики, культуры и т.

масштаб деятельности фондообразователя, который содержится в понятиях «губернский», «областной», «волостной», «уездный» и т.д. В то же время по названиям фондов предприятий нельзя, как правило, установить масштаб их деятельности; 4)

местонахождение фондообразователя.

Справочные данные о фонде сообщают поисковые сведения в виде номера фонда; объем фонда позволяет судить в определенной мере о сохранности документов, составе фонда (когда оговаривается количество дел по личному составу). Хронологические рамки Документов дают информацию об их принадлежности к определенной исторической эпохе и их сохранности за весь или частичный период деятельности фондообразователя, что вместе с характеристикой объема фонда дает представление о возможном содержании фонда. Сведения о наличии научно-справочного аппарата к документам фонда указывают дальнейшие пункты поиска информации.

Важной частью характеристики фонда является историческая справка, которая помогает вскрыть сущность исторических и логических связей документов описываемого комплекса, уяснить характер и правильно оценить содержание документов, включенных в аннотацию. Историческая справка является своего рода введением к аннотации, давая общее представление о месте данной организации в системе государственного аппарата, периода ее деятельности, масштабе и функциях (если название фонда не сообщает эти данные).

Основными требованиями, предъявляемыми к исторической справке, являются связь информации, заключенной в ней, с аннотацией и предельная краткость. В историческую справку включаются следующие сведения: даты образования и ликвидации организации, название организации-предшественника и преемника и перечисление основных функций организации, если из названия нельзя определить круг вопросов ее деятельности.

В исторической справке целесообразно отметить особенности организации документов в делопроизводстве фондообразователя.

При значительной утрате документов в фонде сведения об их плохой сохранности помещаются в конце исторической справки в виде краткой информации: «документы сохранились не полностью», «значительная часть документов не сохранилась» и т.д.

Для фондов, включенных в групповую характеристику, в общую историческую справку вносятся общие данные по истории организаций.

Историческая справка для фондов личного происхождения состоит из кратких биографических данных о фондообразователе: фамилия, имя, псевдоним, девичья фамилия, даты жизни, профессия, род служебной и общественной деятельности. В исторической справке на семейные и родовые фонды даются сведения по хронологии степени родства. На фонды, состоящие из документов нескольких лиц, связанных творческой деятельностью, кратко излагаются сведения о служебной и общественной деятельности фондообразователей в порядке алфавита их фамилий.

В исторической справке к архивной коллекции указываются сведения по истории ее создания, составитель, а также место нахождения коллекции до поступления в архив.

Аннотация состава и содержания документов фонда представляет собой краткое обобщенное описание состава документов (по видам) и их содержания (по темам, вопросам, отражающим направления деятельности фондообразователя).

В аннотации может быть указана хронология темы, вопросов или отдельных групп документов и обозначены их географические (административно-территориальные) границы.

К аннотированию отдельных документов нужно прибегать в Крайних случаях, когда есть возможность отразить в аннотации на фонд содержание действительно всех уникальных документов. Аннотирование лишь отдельных важных документов, когда за рамками аннотации остается информация о целом ряде таких же документов, ведет к искажению и потере информации, к дезориентации потребителя информации в вопросе о действительном содержании документов фонда.

Большое значение для повышения информативности путеводителя имеет принцип группировки информации о содержании документов в аннотации. Четкая и продуманная группировка информации о содержании документов фонда в аннотации позволяет показать состав и содержание документов фонда в закономерной логической последовательности, вскрыть исторические связи документов данного комплекса, что повышает возможность восприятия такой информации, облегчает пользование путеводителем в целом.

Группировка информации в аннотации может быть различной, так как она зависит от характера и особенностей аннотируемого фонда и может строиться по следующим схемам: структурной, тематической, производственно-отраслевой (функциональной), номинальной.

Для фондов, содержащих многоаспектную документную информацию со значительным объемом документов, систематизация которых в фонде проведена по структуре, возможно построение аннотации по структурным делениям.

Построение аннотации по тематическому признаку применяется в тех случаях, когда именно такой принцип дает точное представление о содержании документов фонда, об истинном направлении деятельности организации, его создавшей. Наиболее целесообразно применение тематического признака для фондов досоветского периода, когда ни структура, ни функции учреждения не могут достаточно отчетливо ориентировать в содержании его документов.

Одним из вариантов группировки информации в аннотациях является расположение информации о документах по видам и разновидностям, т. е. по номинальному признаку. Такая группировка информации применяется, в частности, при аннотировании узкоотраслевых фондов, а также коллекций, созданных по одной теме.

Выбор этого признака может быть продиктован также особенностью содержания документов фонда, определяемой узкоотраслевым Назначением фондообразователя. В этом случае формальный признак вполне достаточен для обозначения содержания материалов фонда.

Таким образом, если при тематическом построении аннотации тематические группы или вопросы размещаются в исторической или логической последовательности, то в пределах темы или вопроса — по номинальному признаку. Выделение тематических рубрик позволяет в пределах каждой темы сократить аннотацию до перечисления основных разновидностей документов. Если тематические рубрики крупные, внутри них может быть проведена последующая группировка по вопросам, располагающимся также в исторической или логической последовательности. Название тематических рубрик определяется содержанием самих документов.

Сущность построения аннотации по производственно-отраслевой, или функциональной, схеме состоит в том, что в основу группировки сведений берутся отрасли или основные направления деятельности фондообразователя (или его функции).

В такой аннотации вначале указываются материалы о деятельности фондообразователя в целом, а затем — материалы, относящиеся к отдельным отраслям (или функциям). Внутри отдельных групп при производственно-отраслевой схеме информация строится по номинальному признаку. Так, например, аннотацию на материалы фонда финансового учреждения можно составить, исходя из его функций, по следующим группам: деятельность по рассмотрению и утверждению смет доходов и расходов; по финансированию; по разработке налоговых мероприятий и проведению их в жизнь. В начале аннотации помещаются сведения по общим вопросам деятельности организации. Внутри каждой группы материалы располагаются в порядке их значимости по номинальному признаку.

Методика описания документов, сведения о которых включаются в аннотацию, должна отвечать требованию четкости и лаконичности подачи информации.

При описании организационно-распорядительной и нормативной документации характерным является отсутствие прямых сведений

о содержании документов, обозначается лишь их разновидность. Информация о такой группе документов дополняется указанием их автора (за исключением тех случаев, когда без такого указания ясно, что автором является фондообразователь) и обозначением направленности действия (если это возможно).

При описании отчетной и плановой документации помимо разновидности документов и указания в определенных случаях автора обязательно обозначается их содержание, дополненное при необходимости хронологическими и географическими данными.

При описании переписки обязательно указывается ее обобщенное содержание. Указание адресатов и корреспондентов дается только в том случае, если эти данные являются дополнительным источником информации о содержании описываемых документов. Автор в переписке не указывается, так как им является сама организация.

Информация о документах может быть значительно дополнена путем датирования наиболее важных фактов и событий, упоминаемых в аннотации. Кроме того, в аннотации датируются комплексы документов или отдельные документы в том случае, если материалы, сведения о которых содержатся в аннотации, имеются в фонде не за все годы, указанные в справочных данных, а лишь за отдельные периоды. Отсутствие дат свидетельствует о том, что документы, сведения о которых приведены в аннотации, имеются за все годы, указанные в крайних датах фонда.

Если даты материалов фонда выходят за рамки существования организации, то необходимо, чтобы в аннотации сведения об этих материалах были датированы.

В характеристику фонда может включаться библиографический список литературы о фонде. В соответствии с действующими государственными стандартами в нем дается описание изданий по истории фондообразователя, справочников и исследований о документах и публикациях документов фонда.

Вслед за характеристиками фондов помещается список неан- нотируемых фондов, в котором указывается: название фонда (группы фондов), номер (номера или количество) фонда, объем и крайние даты документов. Однотипные фонды могут быть приведены под общим названием с указанием общего количества фондов, дел и общих крайних дат. Неаннотированные фонды в списке располагаются в соответствии с общей схемой построения путеводителя.

Основную часть ггутеводителя дополняет х ар а кте р и с ти ка печатных изданий, в которой приводятся сведения о количестве печатных изданий, их хронологических рамках, аннотируется их состав и содержание, отмечается наличие редких изданий, изданий на языках народов РФ и иностранных языках, журнального фонда, персональных и коллекционных собраний, системы каталогов.

Характеристика небольшого по объему фонда печатных изданий может быть дана в предисловии к путеводителю. 6.5.2.