Маркетинге архивах

В основе маркетингового исследования лежат такие показатели интенсивности и эффективности использования документов, как потребители информации, тематика исследований, запросов, публикаций, частота обращений к различным фондам.

Одним из направлений маркетинга является исследование цен на информационные услуги и спроса на мировом рынке ретроспективной документной информации.

В отношении ценовой политики американские экономисты рекомендуют не предлагать редкие товары по низким ценам, а ограничить предложение микрографических товаров, установив высокие цены на них. Для повышения цен государственные архивы и библиотеки, которые должны продавать микрофильмы по фиксированной цене, пользуются услугами посреднических фирм, имея постоянный процент от продажи микрокопий фирмой.

Для того чтобы решить эти проблемы, существует механизм информационного маркетинга, который обеспечивает связь потребителей ретроспективной документной информации с ее хранителями, устанавливает, в какой мере информационные услуги архива отвечают требованиям пользователя.

Информационный маркетинг в системе федеральной архивной службы — деятельность по изучению динамики информационного рынка и прогнозированию спроса потребителей на информационные товары и услуги.

В современных условиях создания отечественного рынка информации и выхода российских архивистов на мировой информационный рынок главная задача маркетинга — дать ориентиры для установления цен на информационные услуги в архивах и микрокопии архивных документов.

Мировой рынок документной информации — совокупность информационных товаров и их потребителей во всех странах мира. Основные действующие лица на этом рынке — продуценты, или продавцы информации, и покупатели информации.

Вместе с тем задачи информационного маркетинга в архивах значительно шире вопросов ценообразования. Так, сведения о количественных характеристиках (числе посетителей, запросов и т.д.) необходимы для планирования работы архива, определения его бюджета и штата. Сведения о качественной стороне использования (категориях пользователей, тематике исследований, доле использованных дел и формах использования и т.д.) помогают выявить ошибки в экспертизе ценности документов, а главное — организовать всю работу по созданию и усовершенствованию справочников системы НСА. Разумеется, фонды, к которым наблюдается устойчивый интерес исследователей, нуждаются в более подробном НСА.

Платные услуги в архивах. Государственные архивы — федеральные, центральные, краевые, областные, муниципальные — относятся к госбюджетным организациям, и основным источником их финансирования является федеральный бюджет, бюджет субъекта Российской Федерации или муниципального образования. За счет государственного финансирования существуют и архивы учреждений и организаций государственной формы собственности.

Поскольку государственное финансирование, как правило, не обеспечивает всех расходов, связанных с нормальной работой архивов (строительство и ремонт зданий архивохранилищ, покупка оборудования и компьютерной техники, оплата коммунальных услуг, оплата труда архивистов), архивам разрешена самостоятельная предпринимательская деятельность.

Чтобы самостоятельная предпринимательская деятельность архива находилась в рамках закона, необходимо строго придерживаться документов, регламентирующих платные услуги, оказываемые архивом:

перечня платных услуг;

цен на платные услуги;

договора на коммерческое использование документов архива.

Перечень платных услуг составляется в каждом архиве и утверждается директором архива.

Перечень каждого архива составляется на основе «Номенклатуры платных работ и услуг, выполняемых архивными учреждениями и организациями», который утверждается Росар- хивом1. Он предназначен для государственных, объединенных ведомственных и межведомственных архивов.

В номенклатуре указаны услуги, за которые архивным учреждениям категорически запрещается взимать плату, и услуги, за которые плата может взиматься, если их исполнение «не мешает реализации основных задач и функций архива». Ниже приводится перечень платных и бесплатных услуг архива (табл. 15).

В каждом архиве с учетом его возможностей и штата на основе данной номенклатуры составляется свой перечень услуг. Архив вправе сам определять льготные категории пользователей: пенсионеры, детские дома и т.д.

По каждому пункту перечня платных услуг необходимо рассчитать их цену. Список цен на платные услуги утверждается директором архива. Цена рассчитывается с учетом себестоимости работы (расход материала, оплата труда и другие расходы), существующих налогов и рентабельности (прибыли). В принципе, архив имеет право назначить свободную, т.е. любую цену.

Цена на услуги должна иметь экономическое обоснование в соответствии с методическими рекомендациями Росархива .

Если пользователь собирается реализовать проект, предполагающий получение прибыли за счет использования архивных документов (так называемое коммерческое использование), с ним следует заключить лицензионный договор.

При заключении договора на коммерческое использование документов архива за основу берется «Временное положение об использовании документов государственного архива и центра хранения документации в коммерческих целях», разработанное Росархивом.

Лицензионный договор заключается между архивом и пользователем на определенный срок. Он закрепляет права, обязательства и ответственность сторон.

Основанием заключения договора является оформленное заявкой намерение пользователя, а также следующее инициативное предложение государственного архива:

публиковать архивные документы в печатной, факсимильной, микрографической, электронной и иных формах;

экспонировать архивные документы на платных выставках; использовать их в коммерческих радио- и телепрограммах при подготовке коммерческих кино- и видеофильмов, звукозаписей;

использовать архивные документы в имущественно-хозяйственных спорах, генеалогических изысканиях, научно-технических разработках и технических, в том числе градостроительных проектах; создавать тематические базы данных.

1 Последнее издание Номенклатуры было утверждено в 1993 г.

Расчет свободных цен на работы и услуги, выполняемые архивными учреждениями и организациями.

9 Архивоведение Услуги, предоставляемые архивом бесплатно Примеры из перечня платных услуг Социально-правовые запросы граждан:

о подтверждении трудового стажа; размеров заработной платы; прохождении военной службы; участии в партизанском движении;

избрании на выборные должности;

награждении орденами и медалями, присвоении званий; нахождении на излечении; получении образования; репрессиях, раскулачивании, лишении избирательных прав; пребывании в концлагерях, насильственном вывозе в Германию в годы Великой Отечественной войны Социально-правовые запросы граждан:

о наследовании имущества; родственных связях.

За изготовление нескольких экземпляров архивных копий и почтовые отправления Обслуживание в читальном зале архива в общем порядке Обслуживание в читальном зале архива по специальному договору: срочное представление дел; предоставление дел в количестве большем, чем установлено правилами работы читального зала;

тематическое выявление дел архивистами;

работа в читальном зале в часы, не предусмотренные расписанием Предоставление документов во временное пользование организациям-фондообразователям для служебного пользования Предоставление документов во временное пользование (не фондообразователям), в том числе для экспонирования на выставках, в телепередачах, для киносъемок и т. п. Копирование или выявление документов для органов прокуратуры, суда, МВД и ФСБ, Комиссии по реабилитации жертв политических репрессий, для Использование следующих документов: тематическое выявление документов и дел, в том числе с помощью ЭВМ (за исключением Продолжение табл. 15 Услуги, предоставляемые архивом бесплатно Примеры из перечня платных услуг органов представительной и исполнительной власти выявления дел для органов власти, управления, суда, прокуратуры для их служебной деятельности); исполнение генеалогических запросов, запросов по истории учреждений и организаций; подготовка и проведение выставок документов, проведение уроков, экскурсий по архиву, лекций, тематических вечеров и др.; копирование документов; подготовка публикаций документов;

создание баз данных по документам архива и другие услуги Организационно-методическое руководство организацией документов в делопроизводстве и работой архивов государственных учреждений и предприятии — источников комплектования Совершенствование документационного обеспечения управления, организации и совершенствование работы архивов: разработка перечней документов, номенклатуры дел, указателей видов документов; инструкции о документационном обеспечении деятельности аппарата управления, положения об экспертной комиссии, положения об архиве учреждения И др.;

проектирование автоматизированных информационных систем;

составление исторических справок о фондообразователяхи др. Научно-техническое информирование архивных учреждений Научно-исследовательская работа по основным направлениям деятельности архивных учреждений, научно-техническое информирование: проведение научно-исследова- тельскихи опытно-конструктор- ских работ

Продолжение табл.

обследование состояния зданий и помещений хранилищ и условий хранения документов (составление актов-рекомен- даций);

оказание методической и практической помощи в борьбе с биоповреждениями документов (разработка рекомендаций, приведений фунгицидной и антисептической обработки); цифровая обработка аудиовизуальной документной информации (реставрация фотоизображений и фонозаписей и применением ЭВМ и другие услуги).

При заключении лицензионного договора с пользователя взимается плата за передачу права пользования архивными документами, которая включает расходы на экспертизу заявок, на заключение лицензионного договора, затраты государственного архива, связанные с предоставлением архивной информации, ее цену, договорный проект отчислений от ожидаемого или полученного дохода, иные расходы, связанные с заключением лицензионного договора.

Заключение договора не должно препятствовать использованию документов, являющихся объектом договора с некоммерческими целями.