Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации

государственных музеев и библиотек;

научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, а также других ведомств;

структурных подразделений организаций, хранящих документы (ведомственных архивов);

негосударственных архивов юридических и физических лиц, отнесенных к составу Архивного фонда РФ на основе соглашения с Федеральной архивной службой.

Современные правила учета базируются на Регламенте государственного учета документов Архивного фонда РФ, зарегистрированном Министерством юстиции 8 июля 1997 г.

Отношения с собственниками документов негосударственной части АФ РФ складывались в 1990-е гг. не просто. Первоначально по Основам законодательства об Архивном фонде РФ и архивах все документы государственной и негосударственной частей АФ РФ, независимо от места Их хранения, подлежали государственному учету. Это строго обязывало собственника документов представлять сведения о своих документах в Росархив, что выполнялось далеко не всегда. В соответствии с Положением об Архивном Фонде РФ 1994 г. собственники документов (негосударственной части АФ РФ) представляли сведения о своих фондах и Документах с целью их государственного учета по запросам ГАФ РФ. В Соответствии с Регламентом государственный учет негосударственной Части АФ РФ осуществляется на основе соглашения с Федеральной архивной службой России после отнесения документов к составу АФ РФ. Таким образом, собственникам документов предоставляется определен Негосударственный

архив Архив

учреждения Государственные архивы, музеи и библиотеки Научные архивы региональных отделений, региональных центров РАН, научно-отраслевые архивы РАН Архив

РАН Архивы федеральных органов исполнительной власти (министерства, ведомства и отраслевые фонды) Архивы органов управления архивным делом субъекта РФ Росархив Архив

юриди

ческого

лица Архив

физи

ческого

лица I.

«Архив

учрежде

ния»

1 Описи страхового фонда. Дополнение.

Лист-заверитель, дело фонда, внутренняя опись ные правила работы гос- архивов) \ II. Документы централизованного государственного учета в различных архивах Паспорт Карто- Паспорт Паспорт Паспорт архива Сводный Сведения о Суммарный Суммарный архива чки архива орга- архива, на 1 января. паспорт состоянии паспорт паспорт органи- фонда низации, хра- музея, Карточка научных хранения государствен- федеральных зации, нящей упра- библиоте- фонда. и науч- документов в ных архивов архивов. хранящей вленческую ки на 1 ян- Сведения об но-отрас- организациях — субъекта РФ. Суммарный управ документацию варя. изменении в левых источниках Суммарный паспорт ленче на 1 декабря. Карточка составе и архивов комплектования паспорт федеральных скую Паспорт фонда. объеме фонда РАН данного районных и музеев и докумен архива Сведения на 1 января (1 раз в ведомства на городских библиотек. тацию на организации, об измене- 3 года). 1 декабря. архивов Суммарный 1 декабря. хранящей ниях в Паспорт Сводный субъекта РФ. паспорт Паспорт КФД на 1 составе и архива паспорт Суммарный государствен- архива декабря. объеме РАН. организаций, паспорт музеев ных архивов организ- Паспорт фондов на Фондо- хранящих и библиотек субъектов РФ. ации, архива 1 января. вый документы субъекта РФ. Суммарный хранящей организации, Сведения каталог отраслевого Фондовый ката- паспорт музеев КФД на хранящей о состоя- РАН. фонда (для лог субъекта РФ. и библиотек 1 декабря. НТД. нии хра- Карточки государственных Сведения о субъектов РФ. Паспорт Паспорт нения фондов отраслевых состоянии ЦФК Федераль- архива организации, документ- архива фондов). хранения ной архивной хранящей ов в орга- РАН Паспорт архива документов в службы. документы низациях организации, организациях — Сводные отраслевого сведения

1 Ч 5 а: ч 5

1 1 « I < I

С 15 5а11

I | |1 |§ !

г с ь Е Е у <•

О О ^ У >> 4>

.2 ?, 5. з 2 3

Л "И 1

В- из

§ 5 1

аэ 5- Ж II §

О. || сз О

в 05 Я Ж кё

ЯР ЛАн-< лая свобода в определении отношений с Федеральной архивной службой и выполнение самостоятельной работы по учету документов.

Документы негосударственной части Архивного фонда РФ, переданные собственниками на временное и депозитарное хранение в государственные, районные, городские архивы, государственные музеи и библиотеки, учитываются отдельно от документов государственной части АФ РФ.

Практически организация учета представляет собой утомительный процесс составления и ведения учетных документов.

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Все учетные документы делятся на внутренние и централизованного государственного учета и различаются по составу в негосударственных, государственных, ведомственных архивах, архивах РАН, отраслевых фондах, органах управления архивным делом субъектов РФ и Росархиве (табл. 6). 5.2.