Поиск документов в делопроизводстве и архиве учреждения

Для поиска документов, не оконченных делопроизводством, следует обратиться к регистрационно-контрольным картотекам.

В настоящее время традиционные картотеки почти повсеместно уступили место регистрационным базам данных и интегрированным автоматизированным системам делопроизводства (АСД), разработанным на основе таких СУБД, как Lotus Notes или Docs Open, Personal Oracle и др. Преимущество электронных систем регистрации состоит в том, что поиск можно осуществлять по любому «чувственному» реквизиту документа или по сумме реквизитов: дате регистрации и внутреннему номеру; внешнему номеру и дате; автору (от кого); адресату (кому); краткому содержанию; виду отправления (электронная почта, почтовое сообщение, факс); резолюции руководства; контрольной дате; исполнителям; отметке об исполнении и отправке ответа; хранению (№ и название дела); комментариям (приложению) и др.

Если известен хотя бы один из этих реквизитов, база данных в считанные секунды найдет все документы, соответствующие запросу.

о

С сей, поэтому существенное значение имеет не только № дела, но и № описи.

Описи дел структурных подразделений нумеруются следующим образом, например 5п — 81, где 5 — номер структурного подразделения; буква обозначает категорию документов (п — постоянного хранения, в — временного хранения, л/с — по личному составу и т.п.), а 81 — последние цифры года, когда дело было закончено делопроизводством. Номер дела ставится на обложке карандашом, так как, когда дела передаются в архив учреждения, то там на основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел учреждения.

После передачи дел в архив учреждения по описи, один экземпляр описи остается в структурном подразделении. В архиве учреждения ежегодно составляется также несколько сводных описей (дел постоянного хранения, долговременного хранения, по личному составу и т.д.), где дела всех структурных подразделений имеют общую валовую нумерацию, поэтому номер дела в описи дел структурного подразделения отличается от номера того же дела в сводной описи учреждения. Номер дела проставляется на обложке дела чернилами после утверждения сводной описи дел учреждения на ЭК организации и согласования ее с ЭПК архивного учреждения (для государственных и негосударственных учреждений, заключивших договор с государственным архивом). Однако и этот номер не является окончательным — надела постоянного хранения и дела по личному составу составляются так называемые законченные описи дел. Количество дел в законченной описи, как правило, не должно быть меньше 1000, поэтому в законченную опись включаются дела учреждения за несколько лет. В законченной описи дела учреждения за несколько лет также нумеруются в валовом порядке.

Чтобы не запутаться в архивных шифрах, на обложке дела, в описи дел структурного подразделения и сводной описи дел учреждения обязательно проставляется индекс дела по номенклатуре. Индекс дела проставляется также на регистрационной карточке документа. На него и следует ориентироваться при поиске.

Основными справочниками в архиве учреждения являются сводные описи дел постоянного и долговременного хранения, составляемые ежегодно (см. раздел 6.3. «Архивные описи»).

Остановимся на последовательности поиска нужного документа.

Сначала нужно просмотреть заголовки единиц хранения и выписать нужные цифры, затем, обратившись к топографическому указателю, разыскать дело. Если опись содержит несколько сотен или тысяч единиц хранения, следует воспользоваться указателями к описи — предметным, именным, географическим и другими. Однако, как правило, в архив учреждения поступают запросы, требующие обнаружить конкретный документ или подтвердить точные данные (например, дату и номер приказа о приеме на работу и увольнении сотрудника). Описи, раскрывающие содержание документа на уровне единицы хранения, как правило, недостаточно подробны для такого поиска, поэтому целесообразно воспользоваться картотеками и каталогами архива учреждения, где, как правило, информация описывается подокументно. Основу каталога составляет регистрационно-контрольная картотека (РКК), которая должна передаваться в архив учреждения вместе с делами постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения. В архиве картотека подвергается экспертизе: из нее изымаются карточки документов, не подлежащих хранению; остальные карточки снабжаются указанием на архивный шифр дела по сводной описи учреждения. Картотеки пересистематизируются, к ним составляются предметные указатели. Особенно большое значение в работе архива учреждения имеет картотека документов по личному составу. Кроме того, здесь могут быть представлены картотеки на на- учно-техническую документацию, по истории учреждения и др.

В автоматизированных системах делопроизводства регистрационноконтрольные базы данных за истекший делопроизводственный год, как правило, сохраняются полностью. Поэтому в регистрационной карточке таких систем помимо индекса дела по номенклатуре проставляется срок хранения и место хранения документа, предусматривается поле для архивного шифра.

Если необходимы документы более чем десятилетней давности, то, чтобы убедиться, что они не уничтожены, следует внимательно изучить протоколы заседаний Экспертной комиссии учреждения и прилагаемые к ним акты о выделении на уничтожение дел. Если дела переданы в государственный архив, поисковая работа будет продолжена самим учреждением. Чтобы поиск документов, хранящихся в государственном архиве, увенчался успехом, необходимо представлять себе систему НСА к документам Архивного фонда РФ . 7.5.2.