Составление собственно архивной описи дел

на все дела фонда, если учреждение прекратило свое существование; дела всех лет одной структурной части, если она прекратила свое существование;

дела за один год или несколько лет деятельности учреждения- фондообразователя, а также одной или нескольких функциональных, предметно-тематических (материалы по личному составу, научно-техническая документация, фотоальбомы, творческие документы и т.д.) и других частей;

все дела объединенного фонда или каждого, входящего в объединенный фонд учреждения.

Следует помнить, что количество дел, внесенных в одну опись, не должно превышать самого большого четырехзначного числа (т.е. 9999).

Как уже отмечалось, опись отражает систему организации документов фонда и закрепляет классификацию дел внутри фонда путем присвоения делу порядкового номера. В описи выделяются разделы, подразделы и более мелкие деления в соответствии со схемой классификации дел фонда.

Опись документов (основная информационная часть) состоит из описательных статей. Описательная статья описи представляет собой совокупность сведений о единице хранения и состоит из следующих элементов: порядкового номера;

делопроизводственного индекса (номера дела по номенклатуре или старого инвентарного номера);

заголовка дела и в ряде случаев аннотации документа; крайних дат документов в деле (число, месяц, год); количества листов в деле; примечаний.

Каждому из элементов статьи, выполняющему определенную функцию, соответствует своя графа в листе описи.

Графа 1 — «Порядковый номер» — отражает учетную функцию описи, закрепляет последовательность расположения дел в фонде.

По форме указатели могут быть глухими и аннотированными (краткими или полными). Приведем пример составления указателя глухого, аннотированного краткого и аннотированного полного.

Глухой указатель Гиацинтова С В . 7, 9, 18

Аннотированный краткий Гиацинтова С В . —актриса 7, 9, 18 Аннотированный полный Гиацинтова Софья Владимировна —

советская актриса и режиссер, народная артистка С С С Р. На сцене с 1910 года, играла во МХАТе, первой студии МХАТ, МХАТе втором.

С 1938 года — в Московском театре им. Ленинского комсомола. В историю русского драматического искусства вошло исполнение ею роли Марии («Двенадцатая ночь» В. Шекспира) и др. 7, 9, 18

Составить именной и географический указатели не составляет труда, так как в них включаются все понятия, встречающиеся в тексте описи. Следует только запомнить, что географический указатель никогда не бывает глухим.

Подробно методику составления указателей рассмотрим на примере предметного указателя.

Предметный указатель представляет собой алфавитный перечень научных понятий, исторических фактов, явлений, учреждений и т.п. Предметный указатель может быть общим, включающим понятия различного характера, и специальным, включающим однородные понятия (указатель фабрик и заводов). Составить предметный указатель значительно сложнее, чем географический или именной. Специфика предметного указателя состоит в отборе понятий для включения в него. В предметный указатель следует включать только наиболее существенные, раскрывающие основные вопросы и направления деятельности фондообразователя. Предметный указатель строится следующим образом.

Основным элементом предметного указателя является рубрика, состоящая из предметного понятия и поисковых данных.

В зависимости от назначения указателя рубрика может быть простой, т.е. не иметь подрубрик, сложной, т.е.

Простая рубрика Газеты.

Сложная рубрика Газеты, тираж.

Гнездовая рубрика Газеты:

«Известия» 7, 8, 9 «Независимая» 10, 11 «Спид-инфо» 14, 16 Подрубрики могут располагаться как в алфавитной, так и в логической, систематической последовательности, например:

Образование:

низшее 25, 26 среднее 5, 9 высшее 12, 13, 35

При составлении гнездовой рубрики, следует помнить, что рубрика — всегда родовое понятие, а подрубрики — его виды, поэтому нельзя составлять такого типа гнездовые рубрики как:

Яблоня:

посадка 7 полив 8

уничтожение вредителей 9

Виды документов не включаются в предметные указатели как самостоятельный элемент справочного аппарата. Указатель видов документов составляется только к перечням документов, которые служат для определения сроков их хранения.

Понятия в предметном указателе могут быть однословными и многословными. При введении в указатель многословных понятий следует иметь в виду, что все слова несут разную смысловую нагрузку. Так, например, в понятиях «борьба с неграмотностью», «борьба с дезертирством», «избирательная кампания» основное смысловое значение имеют слова «неграмотность», «дезертирство», «кампания». Такие слова называются ударными, или ключевыми.

Выявление ударного (ключевого) слова необходимо для правильной организации поиска информации в указателе основных вопросов и направлений деятельности учреждения-фондообразователя. При включении многословного понятия в указатель ключевое слово ставится на первое место, т.е. осуществляется инверсия, и к нему указываются поисковые данные. А второе слово превращается в пояснение, дополнение к первому, например:

Неграмотность, борьба с ней 4, 6, 8

Невозможно предугадать заранее мысли исследователя, поэтому в указатель необходимо включать многословное понятие полностью, делая отсылку к ключевому понятию, например:

Избирательная кампания — см.

Кампания избирательная 13, 21

Если оба слова являются ключевыми, то в указатель вносится такое словосочетание, какое включено в опись, а второе слово заносится в указатель на соответствующую букву с отсылкой на основное понятие без указания ссылочных данных, например:

Учет военнообязанных 14, 17, 18

Военнообязанные — см. Учет

Инверсии не подвергаются устоявшиеся понятия, например:

Новый русский 7, 13

Для того чтобы составить предметные указатели к описи, необходимо каждое предметное понятие выписать на отдельную карточку, дать к нему необходимые пояснения, указать номера единиц хранения, где встречается это понятие.

После выявления всех предметных понятий, в том числе именных и географических, следует произвести их систематизацию по алфавиту (до 4-го знака), сделать необходимую инверсию, создать при необходимости сложные рубрики. И только после этого перенести содержание карточного указателя на листовую форму.

Прописные заглавные буквы русского алфавита должны быть проставлены перед каждой группой понятий, начинающихся на эту букву, в центре листа, например: Арбуз А

4, 7, 9 Автомобиль: грузовой 7, 8 легковой 8, 9 Архивы: ведомственные 4, 5 государственные 7, частные 13, 17 И

Избирательная кампания, см. кампания избирательная К

Кампания избирательная 7, 8, 9.

К подготовленной архивной описи обязательно должна быть составлена заверительная надпись на отдельном листе-заверителе. В заверительной надписи указывается количество листов в описи. Листы собственно описи и справочного аппарата к ней пронумеровываются в валовом порядке. Заверительная надпись подписывается составителем описи, например:

В опись внесено 24 (двадцать четыре) дела с № 1 по № 24

Составитель

Дата -Ц 00.00.00