Вопрос 9. Документальное обеспечение управления библиотеки

Осуществление управления библиотекой без документов невозможно, и связано это с информационной сущностью управления.

В теории и практике управленческой деятельности общепринято определять использование документов в процессе управления как документационное обеспечение процесса управления.

Создание (издание), движение документов и организация работы с ними относятся к области частного документоведения и определяются как делопроизводство и документооборот. Документы, входящие в систему управления библиотекой любого типа, вида, объема и профиля деятельности, включены в ее документооборот (ДО) и входят в состав системы документационного обеспечения управления (СДОУ) или документационного обеспечения управления (ДОУ).

Организация ДО любой библиотеки - функция административно-управленческого персонала.

В управлении библиотекой должны использоваться документные материалы типового и ведомственного характера, относящиеся к подзаконным актам (уставы, положения, приказы, инструкции, правила и т. п.).

Документ, участвующий в процессе управления, — это конечная форма управленческого решения.

Номенклатура (перечень) всех известных типов, видов и разновидностей документов прямо зависит от объема деятельности библиотеки, отчасти от ее типа и вида, формы собственности, ведомственной принадлежности и т. п.

В ДОУ любой библиотеки используются документы, определяемые общим признаком (основанием) их классификации, а именно:

• бумажные и небумажные (в зависимости от формы носителя);

• письменные, рукописные, машинописные;

• официальные, личные и личного происхождения;

• архивные и т. п.

УД включает следующие унифицированные системы документации (УСД)::

• организационно-распорядительной (УС ОРД);

• банковской (УС БД);

• финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской бюджетных учреждений и организаций (УС БДБО);

• отчетно-статистической (УС ОСД);

• учетной и отчетной бухгалтерской предприятий (УС УОБД);

• по труду (УСДТ);

• Пенсионного фонда РФ (УС ДПФ);

• внешнеторговой (УС ВТД).

В ДО используются следующие системы документации:

• организационно-правовая;

• плановая;

• распорядительная;

• справочно-информационная и справочно-аналитическая;

• отчетная.

2. Основная цель разработки ОПД — наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками библиотеки.

Организационная деятельность библиотеки выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов (ОПД), содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие:

• статус библиотеки;

• ее структуру, штатную численность и должностной состав;

• функциональное содержание деятельности библиотеки в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие важные аспекты для эффективного управленческого воздействия.

К ОПД относятся:

• устав библиотеки (например, Устав ЦБС) — правовой акт, определяющий структуру, функции и права организации, предприятия, учреждения;

• положения о ее структурных подразделениях, коллективных и совещательных органах (например, Положение об отделе обслуживания; Положение о выставке новых поступлений и пр.) - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (службы);

• регламенты работы персонала;

• штатное расписание — правовой акт, определяющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов (в государственных библиотеках — с указанием разряда по Единой тарифной сетке);

• должностная инструкция — правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника. Структура должностной инструкции:

• общие положения;

• должностные обязанности;

• права;

• ответственность;

• взаимоотношения.

3. Процесс планирования деятельности библиотеки фиксируются в плановых документах

(ПД):.

• планах (план работы библиотеки на определенный период времени, сводный план, координационный план, перспективный план и т.

• программах — содержат обоснование и основные направления развития той или иной отрасли управления или деятельности;

• графиках;

• схемах (например, блок-схема библиотечного технологического процесса или цикла) и пр.

По уровню разработки ПД могут быть:

• федеральными (всероссийскими);

• отраслевыми;

• территориальными (региональными);

• документами отдельной библиотеки.

4. Независимо от характера и содержания деятельности библиотеки, ее организационно­правовой формы, компетенции, структуры и других факторов руководство библиотеки наделяется правом издания распорядительных документов (РД).

Основное назначение РД — регулирование деятельности.

С точки зрения сферы своего действия РД делятся на правовые акты, действующие на уровне.

• федеральном;

• субъектов РФ;

• отрасли или ведомства;

• отдельной организации, предприятия, учреждения, фирмы.

Основанием для издания РД могут являться различные документы из состава других систем документации:

• заявления;

• докладные записки;

• справки;

• предложения;

• заключения;

• акты;

• деловые (служебные) письма.

Практика управления библиотечными системами разного уровня оперирует РД второго порядка — приказами, указаниями и распоряжениями.

Приказ — это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения стоящих перед ней основных и оперативных задач.

Различаются приказы:

• по организационным вопросам;

• основной деятельности;

• личному составу (кадровые).

Распоряжение как правовой акт может издаваться руководителем библиотеки только по вопросам частного характера.

Указание — правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации.

5. Справочно-информационные документы (СИД):

• протокол;

• докладная записка;

• предложение;

• объяснительная записка;

• заявление;

• представление;

• служебная переписка.

Данные документы содержат текст других документов (например, делового письма, телеграммы, телефонограммы, факсограммы, электронного сообщения и т. п.).

Другую подгруппу составляют справочно-аналитические документы (САД):

• акт — документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий;

• справка;

• сводка;

• заключение;

• отзыв;

• список;

• перечень и пр., которые также имеют место в ДОУ библиотекой в той или иной степени.

Особое место в составе документов данной типовой группы занимают договоры.

Разновидности актов с точки зрения их содержания и назначения:

• сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов);

• обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности);

• испытания (образцов, систем, технологий);

• приема-сдачи или приема-передачи (дел);

• ревизии, инвентаризации, расследования аварий, происшествий, несчастных случаев;

• ликвидации организации;

• списания (материальных ценностей, например книг и других материалов из фонда или имущества библиотеки) и т. д.

Общие требования к содержательной форме разновидностей актов:

• должны не только фиксировать установленные факты и события, но и содержать выводы, рекомендации и предложения;

• составляются коллегиально, комиссией — "инициативной группой" (не менее двух составителей). Эта комиссия должна быть составлена и уполномочена соответствующим распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

Обязательными реквизитами акта являются:

• название вида документа;

• дата и номер документа;

• место составления;

• заголовок к тексту;

• отметка о наличии приложений;

• подписи;

• гриф утверждения.

6. Отчетную документацию (ОД) составляют документы, содержащие сведения о результатах деятельности учреждения, организации, предприятия за определенный период времени.

Установленный в Российской Федерации период отчетности составляет год, полугодие, квартал, месяц, декаду.

ОД включает отчетность:

• государственную статистическую;

• ведомственную;

• внутриучрежденческую.

Оформление документов, обеспечивающих контакты с зарубежными партнерами (в частности, служебная переписка), осуществляется по нормам международного стандарта, разра­ботанного Международной организацией стандартизации (ISO).

Стандартами ISO определены общие правила подготовки и оформления документов, в том числе установлены:

• формат листа бумаги для документов;

• межстрочные интервалы и шаг письма;

• формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и форм документов;

• основные требования и бланки документов и т. п.