Вопрос 10. Принципы, функции и методы менеджмента библиотечно­информационной деятельности

Функции библиотечного менеджмента

1. Планирование

2. Организация

3. Координация

4. Стимулирование труда

5. Учет

6. Принятие решения

1. Планирование — это функция субъекта управления по определению объективно обусловленных пропорций и объемов развития и функционирования объектов управления.

Планирование библиотечной деятельности — это научное определение основных направлений работы библиотеки на текущий период и на перспективу, а именно:

• целей ее развития;

• задач и средств их реализации;

• показателей развития на определенный период.

Методы планирования:

• аналитический (метод экстраполяции) — заключается в перенесении (экстраполяции) на планируемый период тенденций и закономерностей, выявленных в результате анализа предшествующего периода работы. Источниками анализа служат данные оперативного, статистического и бухгалтерского учетов. Аналитический метод не является универсальным, так как его возможности достаточно ограничены. Данный метод ориентирован на рост количественных показателей деятельности библиотеки и в меньшей степени — на улучшение качества работы;

• нормативный — заключается в обосновании плана нормами и нормативами. Эффективность данного метода определяется наличием нормативной базы, которая включает в себя четко определенную систему нормируемых показателей, их классификацию, методику определения и расчета количественных значений, систематический пересмотр действующих норм и нормативов;

• программно-целевой — заключается в последовательном расписывании (декомпозиции) главных задач на подзадачи, решение которых необходимо для достижения поставленной цели, подзадач — на действия и т. д. Метод основан на следующих принципах:

• строгая целевая (программная) направленность планирования;

• многовариантность выбора плановых решений;

• оперативность в процессе разработки показателей плана;

• балансовый — связан с программно-целевым и нормативным методами, так как осуществление любой целевой программы предполагает обоснование возможности ее реализации посредством координации и взаимного согласования имеющихся материальных, финансовых и трудовых ресурсов с требуемыми материальными, финансовыми и трудовыми затратами;

• сетевого планирования — предполагает расчленение всей планируемой работы на операции, из которых она складывается, и составление полного перечня этих операций с указанием сроков и ответственных за их выполнение.

Каждый метод планирования обладает определенными преимуществами, но не является единственно верным.

2. Функционирование библиотеки или ее структурного подразделения обеспечивает организационная работа руководителя, направленная на создание и поддержание системы взаимосвязи между различными видами деятельности, которая отличается согласованностью всех управляемых и управляющих процессов, а также самоорганизацией системы управления. Условиями осуществления организации выступают:

• повышение квалификации библиотечных кадров;

• самообразование библиотекарей;

• организация "обратной связи";

• методическое обеспечение библиотечных процессов.

В централизованных библиотечных системах (ЦБС) организационная функция управления проявляется специфично — в силу того, что в руководстве работой системы принимают участие многие отделы центральной библиотеки, в обязанности которых входит организация деятельности как системы в целом, так и каждого филиала. Управление библиотекой включает деятельность по организации:

• работы библиотеки и труда коллектива — определение оптимальной структуры библиотеки, построение библиотечных процессов на основе специализации и кооперации подразделений, обеспечение работы библиотеки экономическими ресурсами (кадрами, финансами, материально-технической базой);

• самого процесса управления — это комплекс мероприятий, обеспечивающих рациональное упорядочение деятельности библиотечных работников.

Научная организация труда (НОТ) представляет собой комплекс организационных, технико-экономических, социально-психологических, санитарно-гигиенических мероприятий, обеспечивающих улучшение условий библиотечного труда и повышение его эффективности. Основными направлениями НОТ в библиотеке являются:

• разделение и кооперация труда (в библиотеке и ее подразделениях);

• внедрение передовой технологии и прогрессивных методов труда;

• совершенствование условий труда;

• нормирование;

• повышение квалификации библиотекарей.

Организация управления — это целесообразное построение системы управления в соответствии с потребностями упорядочения совместного труда в библиотечной системе и задачами неуклонного повышения эффективности управления.

В нее входят:

• интенсификация и ускорение процесса управления на основе его научной организации, механизации и автоматизации;

• усиление целевой ориентации развития объектов управления;

• информационное упорядочение управления;

• повышение качества принимаемых решений.

3. Координация — функция управления, заключающаяся в согласовании по целям и срокам действия процессов.

Основными формами координации являются координация планов работы и совместное планирование, т. е. составление планов согласованных мероприятий, работ по целям, срокам, исполнителям (координационных планов).

4. Функция стимулирования труда определяется как сознательно используемая форма воздействия на коллектив или отдельных работников для обеспечения заинтересованности:

• в высокопроизводительном труде, своевременном и качественном исполнении ими служебных обязанностей;

• перевыполнении норм, плановых заданий.

5. Учет как функция управления представляет собой регулярный и систематизированный сбор сведений и данных о состоянии и развитии библиотеки путем регистрации конкретных данных, характеризующих количественную и качественную стороны библиотечных процессов.

Оперативный учет заключается в постоянной, непрерывной регистрации всех фактов библиотечной деятельности.

Бухгалтерский учет заключается в сплошной, документально регламентированной регистрации движения материальных, финансовых и трудовых ресурсов библиотеки.

Статистический учет и отчетность заключаются в получении, группировке и обобщении данных о состоянии деятельности библиотеки (осуществляется на основе государственной отчетности и/или статистических обследований и фиксации данных за определенный календарный период).

6. Принятие решения — важнейшая функция управления, в ходе реализации которой формулируются задачи, выбираются оценочные критерии их решения, определяются конечные результаты процесса выработки решения.

В библиотеке принимается большое количество самых разнообразных решений, различающихся:

• по содержанию;

• срокам действия и разработки;

• направленности и масштабам воздействия;

• уровню принятия;

• информационной обеспеченности.

По степени структурированности решения могут быть:

• запрограммированными;

• запрограммированными.

Запрограммированные решения являются результатом реализации определенной последовательности действий. При этом число вариантов ограничено и выбор делается с учетом нормативов, стандартов и т. д.

^запрограммированные решения принимаются в ситуациях, отличающихся новизной, неполнотой и недостоверностью информации, многообразием и сложностью влияния различных факторов (определение целей, формулировка стратегии развития библиотеки, изменение ее структуры, прогноз работы и т. д.).

По длительности действия управленческие решения могут быть:

• стратегическими;

• тактическими;

• оперативными (или долгосрочными, среднесрочными, краткосрочными).

В зависимости от того, кем принимаются решения, они бывают:

• индивидуальными;

• групповыми.

Индивидуальные принимаются отдельным субъектом, и для них характерен высокий уровень творчества; в таких решениях нередко реализуется много новых идей и предложений. Их принятие требует меньше времени, так как они не связаны с необходимостью согласования на промежуточных этапах (исключая проблемы, для решения которых затрачивается много времени на сбор и анализ необходимой информации).

Групповое принятие решений имеет как преимущества, так и недостатки.

К преимуществам группового принятия решения относятся:

• более полное информационное обеспечение процесса принятия решения (привлечение лиц, обладающих разными знаниями в отношении решаемой проблемы);

• сам факт создания группы (повышается ответственность и мотивация каждого ее члена);

• результаты групповой работы лучше воспринимаются коллективом;

• меньший процент ошибок за счет взаимной корректировки.

К недостаткам группового принятия решений молено отнести:

• более высокие затраты времени из-за необходимости формирования группы, ее ознакомления с проблемой, создания условий для нормального и эффективного взаимодействия членов группы, согласования взглядов на проблему;

• чем больше размер группы, тем больше времени уходит на координацию (наиболее эффективно работают группы из пяти — максимум семи человек);

• групповые решения нередко принимаются под давлением большинства или людей, занимающих в библиотеке высокие посты;

• в группе обычно отсутствует четкая ответственность за принятие окончательного решения.

Качество принимаемого решения во многом определяется:

• возможностью использования информации как об уровне деятельности библиотеки и/или ее структурных подразделений, так и об инновациях в работе отечественных и зарубежных библиотек, о внешней среде, в которой библиотека осуществляет предоставление пользователям информационных услуг;

• привлечением к его обоснованию и подготовке библиотечного коллектива в целом, наиболее квалифицированных и опытных сотрудников, методистов и экспертов по отдельным проблемам.

Методы управления в библиотеке

1. Понятие методов управления в библиотеке

2. Классификация формальных методов

3. Методы неформального воздействия

4. Показатели эффективности управленческой деятельности в библиотеках

1. Методами управления называется совокупность способов и приемов целенаправленного воздействия органов управления на управляемый объект (руководителя библиотеки — на возглавляемый им коллектив).

В качестве управляемых объектов в библиотеке выступают:

• трудовой коллектив;

• контингент пользователей;

• технологические процессы;

• экономические ресурсы (финансы, материально-техническая база).

Выделяют методы воздействия:

• формального;

• неформального — включают:

• воспитательную работу руководителя;

• психологическую атмосферу его взаимодействия с подчиненными, его поведение в коллективе.

2. Классификация методов управления на основе специфики отношений, складывающихся в процессе совместного труда, и включает методы:

• организационные (в том числе административные);

• экономические;

• правового регулирования.

Организационные методы базируются на таких отношениях между людьми, когда выполнение одной и той же работы возможно при различных типах организации: жесткого регламентирования, гибкого реагирования, постановки общих задач, допустимого отклонения и др.

Организационные методы включают:

• регламентирование;

• нормирование;

• инструктирование;

• методы распорядительного и дисциплинарного воздействий.

Административные методы управления включают приемы и способы воздействия субъекта управления на объект на основе силы и авторитета власти: законов, указов, постановлений, приказов, распоряжений, указаний, инструкций.

Эти методы устанавливают и регулируют:

• обязанности;

• права;

• ответственность каждого руководителя и подчиненного.

Основным административным методом управления является метод принуждения, требующий от подчиненных неукоснительного принятия распоряжения вышестоящего органа к исполнению, при котором критика или обсуждение не допускаются. Метод принуждения реализуется в устной или письменной форме.

Экономические методы управления — это способы воздействия, использующие в своей основе экономические отношения людей и их экономические интересы.

Экономические методы позволяют:

• усилить внутренние стимулы саморазвития;

• развернуть творческую инициативу;

• полнее использовать объективные экономические законы в целях достижения конечных результатов с наименьшими затратами труда и материальных ресурсов.

Экономические методы управления нацелены:

• на формирование и закрепление позитивной экономической мотивации деятельности сотрудников;

• уменьшение текучести кадров;

• развитие их профессиональной инициативы, предприимчивости и личной заинтересованности в успешных конечных результатах своей и общей работы.

Главной задачей экономического анализа работы библиотеки является получение реальных сравнительных данных об эффективности использования финансовых, материально­технических и трудовых ресурсов библиотеки, а также оценка результативности этой работы.

Ведущими направлениями экономического анализа работы библиотеки (ЦБР является анализ:

• трудовых ресурсов, сочетающийся с анализом технологии и организации рабочих мест, их технической оснащенности;

• выполнения плановых заданий;

• финансовой деятельности библиотеки (ЦБС);

• использования материально-технической базы библиотеки (ЦБС), в том числе библиотечных фондов;

• экономической эффективности работы библиотек (ЦБС) и управления ими.

3. Социально-психологические методы:

• опираются на нормы морали;

• основаны на формировании и развитии мнения членов общества относительно общественно и индивидуально значимых нравственных ценностей, нравственных начал в межличностных отношениях коллектива ("по вертикали" и "по горизонтали").

Специфика социально-психологических методов заключается в следующих моментах.

• формирование трудовых коллективов с учетом социально-психологических характеристик людей;

• создание и поддержание благоприятной социально-психологической атмосферы совместной работы;

• установление и развитие социальных норм поведения;

• удовлетворение культурных и социально-бытовых потребностей;

• проведение воспитательной работы, необходимой для создания фирменного стиля библиотеки, повышения ее имиджа, авторитета в современном социуме.

Руководитель библиотеки, выступающий как организатор делового общения сотрудников коллектива, использует все три группы методов.

4. Задача преодоления кризисных ситуаций требует от систем управления библиотекой умения.

• правильно оценивать соответствие целей работы материальным возможностям библиотеки;

• осуществлять мониторинг текущего спроса на информацию и прогнозировать его;

• определять конкурентоспособность разрабатываемых для пользователей библиотеки услуг и продукции;

• искать и использовать новые источники ресурсного обеспечения работы;

• внедрять экономически эффективные организационно-управленческие решения и давать оценку результатам деятельности библиотеки.

Реальными свидетельствами повышения эффективности управленческой деятельности в библиотеках можно считать использование на высоком профессиональном уровне всего комплекса научных методов и функций управления, а именно:

• повышения управленческой культуры руководителей, определяющей и соответствующий фирменный стиль, имидж библиотеки;

• высокого качества и своевременного составления организационно-регламентирующей и технологической документации (особенно по новым направлениям работы — маркетингу, инновационным процессам);

• сокращения фактической трудоемкости процессов управления (организационных и информационных процедур, подготовки и принятия решений, делопроизводства, переговоров и др.) и перевода системы управления библиотекой в автоматизированный режим работы.

Развитие системы управления качеством.

Качество - это пригодность к использованию , включает: восприятие потребителями проекта товара, степень соответствия товара проекту (спецификации), доступность товара для приобретения, его надежность и ремонтопригодность; доступный сервис.

Качество - это решение потребителя. В библиотеке обеспечению качества и конкурентоспособности продукции и услуг способствуют такие условия, как характер технологического процесса, его интенсивность, состояние производственных помещений, интерьер и дизайн, материальные и моральные стимулы, психологический климат в коллективе, формы организации библиотечно-информационного обслуживания и уровень технической оснащенности рабочих мест, комфортность и сервисность.

Разработанная в 50-е годы 20 в. концепция управления качеством, ориентированная на удовлетворение запросов потребителя и превращающая совершенствование качества в задачу каждого сотрудника организации, постоянно совершенствуется. Она возникла на основе утверждения премии за качество (СССР - 1967, США-1987, Россия-1997). Современная концепция управления качеством в библиотеке представляет собой не просто подход к организации процессов планирования, обеспечения контроля качества продукции. Это скорее подход к созданию новой модели управления вообще, базирующегося на создании собственных принципов качества. Управление качеством библиотеки опирается на : роль производства, стратегическое планирование, вовлечение всех сотрудников, подготовка персонала, награды и признание, разработка библиотечной продукции и услуг, управление процессом качества поставщиков, системный подход в управлении, постоянное улучшение.