Вопрос 18. Управление формированием библиотечного фонда

Поток документов превращается в БФ благодаря производственной деятельности библиотекаря-фондовика. Он обеспечивает устойчивость выполнения фондом своих функций в системе «библиотека», сохранение им своей качественной определенности, работоспособности и других системных качеств.

УБФ осуществляется внутри технологических процессов по ФБФ. Это означает, что в цикле ФБФ нет каких-либо неуправляемых участков. Управлению в равной мере подвержены и моделирование, и комплектование, и учет, и обработка, и размещение, и хранение, и доставка, и анализ самой управленческой информации по ФБФ, и наконец, весь цикл ФБФ в целом и действия БП по осуществлению всех процессов и операций ФБФ.

Необходимость управления вызывается постоянным изменением внешней по отношению к библиотечному фонду среды — развитием информационных потребностей абонентов библиотеки, изменением • количества и уровня квалификации библиотечного персонала, улучшением (а подчас и ухудшением) материально-технической базы библиотеки, непрерывными изменениями в самом библиотечном фонде и т. д. Процесс управления представляет собой антипод процесса дезорганизации, так как позволяет стабилизировать функционирование системы, сохранить ее качественную определенность, поддержать ее динамическое равновесие с внешней средой и обеспечить достижение желаемого эффекта.

Целенаправленной разработкой вопросов управления формированием библиотечных фондов как самостоятельной науки и практической проблемы первоначально стали заниматься советские библиотековеды — Ю.

Наиболее основательная разработка этой проблемы на первом этапе принадлежит Ю. В. Григорьеву. Он считал, что идея управления синтезирует все теоретические разработки в области формирования библиотечного фонда в стройное целостное учение о библиотечном фонде, связывает воедино представления о различных процессах его создания и развития. Из современных специалистов может быть назван Владимир Викторович Комов (1987, Москва).

Как и всякая система, УБФ имеет структуру и выполняет управленческие функции. Структура УБФ включает в себя две подсистемы — управляемую, или объект управления, и управляющую, или субъект управления, — и информационные связи между подсистемами и внешней средой.

Объект и субъект управления БФ

Объектом УБФ является поток документов, циркулирующий в процессах создания, развития и использования фонда. Этот объект имеет функциональную структуру, соответствующую технологическим процессам ФБФ.

Субъектом УБФ выступает лицо, которому поручено управлять либо подчиненными ему людьми, занятыми формированием фонда, либо непосредственно самим формированием фонда. Соответственно выделяются две подсистемы УБФ — социальное управление как способ воздействия на сотрудников библиотеки (субъект — субъектные отношения), и управление технологическими процессами ФБФ (субъект — объектные отношения).

Социальное управление ФБФ иначе можно назвать руководством ФБФ, технологическое управление — управлением ФБФ, а совокупность этих двух видов — управлением библиотечным фондом (УБФ) (рис. 26).

Руководство ФБФ — это воздействие на организационные, экономические, морально­психологические отношения между людьми, формирующими БФ. Структура подсистемы руководства состоит из лиц, принимающих управленческие решения на разных уровнях библиотечной иерархии.

Высший эшелон руководства — руководители библиотечного дела страны, республики, региона, ЦБС, отдельно функционирующей библиотеки — решает стратегические задачи, т. е. обеспечивает перевод ВБФ из реального состояния в желаемое, моделируемое. В этих целях намечают перспективы развития БФ, распределяют и перераспределяют финансовые, материальные и трудовые ресурсы, вырабатывают политику комплектования фонда и т. п.

На средних уровнях — заведования отделом, сектором — решают не менее важную, но тактическую задачу: поддерживать БФ в состоянии динамического равновесия, его

организационную устойчивость к возмущающему воздействию внешней, да и внутренней среды (постоянно меняющихся условий труда, квалификации сотрудников и т. д.)- Решение этой задачи предполагает создание и поддержание таких форм соединения людей, предметов и орудий их труда, технологических процессов и т. д., при которых ФБФ осуществлялось бы в заданном режиме, в соответствии с намеченным планом и с наивысшей эффективностью.

Специалист низшего уровня иерархии управления — это одновременно и конечный объект руководства со стороны вышестоящих инстанций и конечный субъект управления ФБФ. Именно он реализует технологию ФБФ: принимает документы, обрабатывает их, расставляет на полках фондохранилища и т. д.

Организационная сложность аппарата управления, количество занятых в нем сотрудников зависят от объема работы с фондом. Так, большинству ЦБС достаточно обойтись всего несколькими сотрудниками для комплектования и обработки фонда всей системы, которое обычно объединяются в отделе комплектования и обработки фонда. В то же время Государственная библиотека СССР им. В. И. Ленина имеет в своей структуре отделы: отечественного комплектования, комплектования иностранной литературы, международного книгообмена, научной обработки, технической обработки, систематизации и т. д. Каждый отдел включает несколько секторов, в которых трудятся десятки сотрудников.

Руководство сочетает в себе единоначалие и коллегиальность в обсуждении и решении всех вопросов по ФБФ. Оно требует строгого соответствия структурных подразделений положениям и должностным инструкциям, четкого распределения ответственности и функций руководства на каждом технологическом участке.

Коллегиальным органом руководства ФБФ является совет при директоре (дирекция), в который входят ведущие работники библиотеки (заместитель директора, заведующие филиалами, отделами и т. п.), имеющие отношение к формированию и использованию фонда. В крупнейших библиотеках создаются отдельские и межотдельские советы по ФБФ, и в их составе, в зависимости от специфики библиотеки,— комиссии по управлению отдельными процессами ФБФ. Кроме того, помощь оказывают библиотечные советы. В крупных библиотеках в них выделяют группы общественников в помощь комплектованию.

Связи в системе управления библиотечным фондом

Знание конечной цели формирования библиотечного фонда, путей ее достижения, а также информации о состоянии и использовании фонда позволяет принять управленческое решение.

В процессе УБФ исключительна велика роль информации — без нее управление просто невозможно. Выполнение управленческих функций неотделимо от систематического обмена информацией как между подсистемами управления фондом, так и между этими подсистемами и внешней средой. Располагая полной информацией, библиотекарь всегда имеет представление о состоянии фонда, о степени достижения фондом поставленной цели. Это позволяет управленцу воздействовать на фонд в нужном направлении. По сути дела, управление включает в себя непрерывный сбор и передачу информации о состоянии и использовании библиотечного фонда; логическую переработку этой информации (т. е. ее анализ, осмысление, оценку); принятие решения и выдачу управляющих воздействий. Цель этих действий — приведение фонда в желаемое, заранее смоделированное состояние, а также контроль за тем, как выполняется принятое решение. В процессе такого контроля готовится новая информация для следующего витка управления.

Библиотечный фонд как объект управления имеет четыре рода связей (рис. 27). На входе он получает, во-первых, информацию от внешней среды — о цели формирования фонда данной библиотеки, о стоящих перед нею в настоящее время и в обозримом будущем задачах, характере и тенденциях развития информационных потребностей и запросов обслуживаемых абонентов; о профиле фондов библиотек, входящих в данную систему координации и субординации. На схеме о ней свидетельствует датчик Д 2. Во-вторых, он получает управляющие воздействия (УВ) от субъекта управления. В-третьих, фонд, в свою очередь, передает библиотечному Персоналу информацию о своем состоянии (Д 3). В-четвертых, фон Д имеет связь на выходе — с внешней средой. Эта связь предстает в виде результатов использования (либо неиспользования, т. е. отказов) фонда (Д 4).

Библиотечный персонал как субъект управления также имеет прямые и обратные связи. Он получает информацию непосредственно о» внешней среды — о финансовых возможностях библиотеки, состоянии рынка документов, наличии в нем источников информации по профилю фонда и вероятности их приобретения и др. (Д 1), а также о тех сигналах, которые поступают на вход управляемой подсистемы (Д 2). Входящей для него является информация о состоянии фонда (Д 3) и его воздействии на внешнюю среду (Д 4). Для фонда та же информация (Д 3 и Д

4) является, наоборот, исходящей. От субъекта управления исходят управляющие воздействия, направленные на БФ.

Связи БП с внешней средой имеют двусторонний характер, и он тоже оказывает на нее обратное воздействие (Д 5). Это воздействие имеет качественно иной характер, нежели влияние БФ.

Информация, поступающая от субъекта управления к объекту управления и в обратном направлении, должна быть обобщена и конкретизирована в той мере, в какой это необходимо для принятия и исполнения решения. Поэтому библиотекарь, непосредственно работающий с фондом (самый нижний уровень управления), имеет дело с наиболее конкретными данными. По мере поступления исходящей от него информации на верхние уровни управления — к заведующему сектором, отделом, директору библиотеки и еще выше — в органы статистики, руководства и т.п.— она все более обобщается, сжимается. И наоборот: руководящее указание по мере дохождения до непосредственного исполнителя все более раскрывается, приобретая в итоге предельно конкретный вид.

Итак, восходящая (осведомительная) информация поэтапно концентрируется, а нисходящая (распорядительная) информация поэтапно конкретизируется.

Теория и методика информационного обеспечения УФБФ как наиболее важного в процессе УБФ подробно рассмотрена в следующей главе.

ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ФОРМИРОВАНИЕМ

БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА

Учитывая исключительную важность информации для управления формированием БФ, рассмотрим вопросы ее сбора, Диализа и оценки.

Изучение состава абонентов, их информационных потребностей и запросов

Поскольку фонд предназначен для абонентов, совершенно необходимо иметь полное представление об их составе и информационных потребностях. Исследованиями установлено, что состав абонентов, т. е. их социально-демографические характеристики (возраст, пол, профессия, уровень образования, специальность, квалификация, род занятий и др.), является основным фактором, определяющим профиль БФ.

Знание общего количества абонентов позволяет определить общую их документообеспеченность и, таким образом, потребный объем фонда — в данный момент и на расчетный период.

Данные о числе интересующихся теми или иными темами служат основой определения удельного веса документов по каждой теме. Анализ социально-демографического состава абонентов указывает на целевое и читательское назначение необходимых документов, их типы, виды, жанры, языки и другие признаки, которыми определяются информационные запросы.

В отличие от библиотекаря, непосредственно обслуживающего абонента, специалист по ФБФ должен располагать собирательным портретом абонента данной библиотеки. Индивидуальные особенности каждой отдельно взятой личности для него практически не важны, он обязан предоставить документы, отвечающие на групповые или общие запросы абонентов. Необходимо руководствоваться ленинским советом «уметь понять особенности, своеобразные черты психологии каждого слоя, профессии и т. п.» (Т. 41. С. 192).

В специальной библиотеке с четко дифференцированным по какому-либо признаку контингентом абонентов (учащиеся, производственники, ученые) изучение их потребностей менее важно, чем знание задач данной библиотеки. Они сформулированы здесь вполне конкретно, так как, в свою очередь, целиком обусловлены задачами обслуживаемого ею учреждения (организации, предприятия). Так, в научно-исследовательском институте эти задачи четко выражаются в тематике НИОКР. Она прямо определяет наиболее значимые факторы, в совокупности дающие возможность объективно установить требования к профилю БФ этого института: число абонентов; состав и объем документовыдачи; число заказов по МБА, ИРИ; число названий, выданных более двух раз в год; число научных работ, опубликованных сотрудниками НИИ — абонентами данной библиотеки.