3.2. ПОНЯТИЕМ ВИДЫ ФУНКЦИЙ УПРАВЛЕНИЯ

Функции управления — это разнообразные виды работ, кото­рые необходимо выполнять в процессе управления каким-либо объектом.

Выполнение функций может рассматриваться применительно к должности (функции работника, должностного лица), подразделе­нию (функции отдела, службы и т.д.), органу управления (функции министерства, госкомитета и др.).

Цель и задачи, как правило, требуют для своей реализации вы­полнения целого ряда функций. То есть достижение цели, задачи складывается из определения (какие функции нужно выполнять?) и практической реализации определенных функций (кто и как их выполняет?).

Виды функций. Функции классифицируют на два вида — общие (основные) и конкретные (специализированные, специальные).

Впервые общие функции выделил А. Файоль (1841 -1925) — фран­цузский специалист в области административного управления, прошедший путь от рядового работника до руководителя крупной компании. Обобщая практический опыт деятельности руководи­телей, он относил к общим функциям предвидение, организацию, руководство, координацию и контроль. А. Файоль писал: «УП­РАВЛЯТЬ — значит предвидеть, организовывать, распоряжаться, координировать и контролировать;

предвидеть, т.е. учитывать грядущее и вырабатывать про­грамму действия;

организовывать, т.е. строить двойной — материальный и социальный — организм предприятия;

распоряжаться, т.е. заставлять персонал надлежаще рабо­тать;

координировать, т.е. связывать, объединять, гармонизиро­вать все действия и все усилия;

контролировать, т.е. заботиться о том, чтобы все совер­шалось согласно установленным правилам и отданным распоря­жениям» .

В настоящее время в число общих (основных) включаются та­кие функции, как прогнозирование (научно-техническое и соци­ально-экономическое); планирование (научно-техническое, со­циально-экономическое и организационное); организация (имеет несколько смысловых значений); координация; активизация (сти­мулирование, мотивация); маркетинг (в социальной сфере — соци­альный маркетинг);PR(общественные отношения); услуги своему персоналу; инновации (нововведения, новшества); обеспечение безопасности (физической и информационной); аутсорсинг (вы­полнение каких-то функций «вовне» специализированными орга­низациями (кадровыми, рекламными агентствами, аудиторскими компаниями и др.)); учет; контроль и контроллинг.

Практический смысл общих функций состоит в том, что они охватывают весь цикл управления — от постановки целей, задач в планировании и последующего учета, контроля фактических результатов. Многообразие конкретных функций связано с вы­полнением общих.

Конкретные функции с разной степенью дробности (что находит отражение в их формулировках) отражают потребности (текущие и перспективные) процесса управления данным объектом, его частью или элементом.

Основные проблемы в области конкретных функций заклю­чаются в:

1) определении состава функций, которые необходимо выпол­нять при управлении (руководстве) данным объектом. Для этого используются аналоговый метод, рекомендуемые наборы (пере­чни) функций, модульный принцип (количественно-качественные характеристики объектов и субъектов управления);

¹ Файоль А., Эмерсон Г., Тейлор Ф._у Форд Г. Управление — это наука и искусство. — М.: Республика, 1992. С. 12.

2)увязке функций и организационной структуры или определе­нии оргформ, с помощью которых будут выполняться функции;

3) закреплении функций с помощью регламентов — положений о подразделениях и должностных инструкций.

В качестве организационного механизма распределения и закреп­ления функций признается организационно-исполнительская сис­тема (ОИС). Ее назначение — создание определенности в работе: кто, что и к какому времени должен делать. Элементами ОИС являются:

• цели, задачи (что необходимо достигнуть, выполнить);

• участники (кто выполняет работу);

• функции, обязанности (что нужно делать);

• права (что можно делать);

• ответственность (оценка действий и бездействий, гарантия выполнения работы);

• время (в какой срок выполняется работа).

ОИС используется как при формировании, уточнении орга­низационной структуры, так и в повседневной деятельности при организации выполнения тех или иных задач.

ОИС создается на основании положений о подразделениях и должностных инструкций. Положение — это организационно-юри- дический документ, регламентирующий деятельность различных подразделений.

Общая часть — определен статус подразделения в системе управления; даны указания о том, кем оно возглавляется, кому под­чиняется; регламентированы степень самостоятельности, рамки участия (при необходимости) в реализации целевой программы.

Основные задачи — определены направления деятельности подразделения, задачи, за выполнение которых оно несет ответ­ственность.

Функции (обязанности) — содержится перечень фун­кций подразделения с определенной конкретизацией работ по каждой функции.

Права — указаны права подразделения, а также (имеется и такой вариант) руководителя подразделения.

Организация управления — описана организационная структура подразделения.

Взаимосвязи с другими подразделениями — меха­низм взаимодействия разрабатывается на основе входящей и ис­ходящей документации с определением основных взаимосвязей.

Ответственность — установлены меры ответственности подразделения и его руководителя за выполнение задач и реализа­цию функций. Этот раздел наиболее сложен для разработки, так как здесь нужно указать применение санкций за невыполнение или не­качественное выполнение задач, функций, а также определить усло­вия, при которых наступает та или иная ответственность — дисцип­линарная, материальная, административная, уголовная. При этом чаще делается такая запись: подразделение несет ответственность за выполнение закрепленных за ним функций и задач.

При разработке положений о подразделениях могут использо­ваться типовые положения, в которые при необходимости вносят­ся изменения и уточнения.

Ниже в левой части табл. 3.1 приведены характерные ситуации относительно имеющихся положений о подразделениях, а в пра­вой — указаны меры, которые должен принимать руководитель. Эта таблица поможет «сверить» ваши ситуации и принять необ­ходимые меры.

Таблица 3.1

Меры, необходимыедляподдержаниявактуальномсостоянии положений о подразделениях

Другим распространенным регламентом, с помощью которо­го определяются место работника и его деятельность, являются должностные инструкции.

Различают типовые и индивидуальные должностные инструк­ции.

Типовые должностные инструкции разрабатываются применительно к должностям работников, имеют единую струк­туру и обеспечивают возможность индивидуализации содержания. Их наличие позволяет сократить время, необходимое для состав­ления инструкций, учитывающих своеобразие данной системы и имеющихся должностей.

Индивидуальные должностные инструкции разраба­тываются применительно к конкретной должности (и даже кон­кретному лицу, занимающему ту или иную должность) с учетом особенностей данного органа, подразделения и работника.

Должностные инструкции как юридические документы вводят­ся в действие или решением руководителя (утверждение инструк­ций подписью; приказ о введении инструкций), или решением органа управления.

В инструкции включают разделы, состав которых зависит от подробного или более общего изложения их содержания. Наиболее характерными разделами являются:

введение — записываются наименование должности и под­разделения;

общая часть — указываются основные задачи работника; порядок замещения работника во время его отсутствия, кого и по каким обязанностям замещает данный работник; подчиненность по должности; порядок назначения и освобождения отдолжности; состав подчиненных (для руководителей);

обязанности — перечисляются основные и дополнительные обязанности, требования к специальным знаниям; указываются уровень специальной подготовки и требование к стажу практи­ческой работы;

основные условия взаимосвязи с другими работ­никами — оговариваются перечень, количество, сроки полу­чения, подготовки и передачи документов, порядок совместной подготовки информации и др.;

права — перечисляются права работников применительно к данной должности;

ответственность — отмечаются задачи или функции, за выполнение которых работник несет персональную ответствен­ность;

критерии оценки деятельности — несмотря на слож­ность данного раздела, при его разработке желательно четко сформулировать, что и как оценивается применительно к данной должности.

Должностные инструкции, также как и положения о подраз­делениях, вводятся в действие руководителем — утверждаются подписью или изданием соответствующего приказа.

В табл. 3.2 приведены типичные ситуации, касаемые поддержа­ния должностных инструкций в актуальном состоянии, и меры, предпринимаемые руководителями.

Таблица 3.2

Меры, предпринимаемые руководителем для поддержания должностных инструкций работников подразделения вактуальномсостоянии

В настоящее время используются электронные варианты долж­ностных инструкций, после ознакомления с которыми работник ставит свою электронную подпись. Однако и в этом случае в кон­кретной социальной организации возникают и определенным об­разом решаются те или иные вышеназванные ситуации.

4- 2423