ПРЕЗЕНТАЦИИ И КОНФЕРЕНЦИИ КАК ИНСТРУМЕНТЫ КОММУНИКАТИВНОЙ ПОЛИТИКИ

В арсенале методов и средств связей с общественностью презентацию можно рассматривать как самостоятельное мероприятие или акцию, сочетающуюся с выставкой, ярмаркой, деловой встречей, приемом делегации, проведением дня открытых дверей и др.

В зависимости от характера и целей проведения все презентации можно условно разделить на следующие виды:

• презентация нового товара или услуги;

• презентация новой технологии;

• презентация предприятия в целом или его отдельного структурного подразделения (бюро, службы, отдела, филиала, регионального представительства и др.);

• презентация (представление) группы новых сотрудников фирмы;

• презентация нового проекта или идеи (по созданию продукта, освоению рынка; в социальной, природоохранной, гуманитарной и других сферах);

• презентация достигнутых результатов предприятия (промежуточных или конечных), его структурного подразделения или отдельных работников в какой-либо сфере деятельности.

Главной целью любого из перечисленных видов презентаций является эффективная передача информации об объекте презентации и обеспечение всесторонней поддержки со стороны контактной аудитории.

На этапе подготовки к проведению конкретной презентации необходимо четкое определение ее основных целей и их ранжирование по степени важности.

В наиболее общем случае основными целями презентации могут быть:

• формирование у потенциальных клиентов фирмы потребности в презентируемом новшестве (товаре, услуге, технологии и др.);

• формирование у потенциальных потребителей нового товара (услуги) начального уровня знаний о его основных свойствах и характеристиках;

• оказание квалифицированной помощи потребителю в оценке свойств презентируемого товара (услуги) и окончательном выборе;

• формирование потребности у потенциальных покупателей в приобретении именно презентируемого товара у представляющей его фирмы;

• стимулирование сбыта товаров или эксплуатации услуг предприятия, проводящего презентацию, за счет привлечения новых клиентов;

• формирование у поставщиков, подрядчиков, оптовых покупателей, кредиторов и других фирм-контрагентов образа надежного партнера по бизнесу;

• увеличение числа и изменение качественного состава деловых партнеров фирмы;

• развитие конструктивного сотрудничества по различным вопросам с органами местного самоуправления и местной общественностью;

• формирование у различных категорий общественности определенного имиджа фирмы и благожелательного к ней отношения.

Важным моментом подготовки презентации является анализ (и по возможности — регулирование) состава аудитории, присутствующей на ней.

Практика свидетельствует, что аудитория большинства презентаций состоит, как правило, из позитивно настроенной части общественности, нейтральных (случайно попавших на презентацию) лиц и групп общественности, а также лиц, изначально отрицательно (иногда даже враждебно) воспринимающих как презентируемое новшество, так и саму фирму, проводящую презентацию.

Следует отметить, что качественный состав аудитории может меняться в ходе презентации в зависимости от ее целей и конкретного сценария.

Достаточно важными этапами подготовки презентации являются также:

• определение места, сроков, времени и состава ее участников, выбор помещения, заблаговременная рассылка приглашений и разработка схемы освещения предстоящего события в СМИ;

• оценка целесообразности и возможности приглашения на презентацию известных и знаменитых персон, а также представителей центральных СМИ;

• планирование начала презентации, ее основной части и завершающего этапа, составление сценария;

• распределение времени презентации по ее основным мероприятиям (обычно она занимает до двух часов с учетом резерва времени для ответов на вопросы аудитории после выступления основных докладчиков);

• определение приблизительной сметы расходов на проведение презентации;

• подготовка основных экспонатов и наглядных материалов;

• подготовка основных докладчиков, написание и редактирование текстов их выступлений и вариантов ответов на возможные вопросы аудитории;

• техническое обеспечение процесса презентации (средства оргтехники, компьютерное обеспечение, аудиовидеоаппаратура, синхронный перевод, связь, транспорт, охрана и др.);

• подготовка для распространения во времени презентации информационно-рекламных материалов, подарков и сувениров ее основным участникам;

• подготовка культурно-развлекательной программы для участников презентации по ее окончании (концерт, экскурсия и т.п.), возможного банкета (обеда, коктейля, фуршета и т.п.) и других мероприятий.

Важным инструментом установления и поддержания связей с общественностью являются конференции.

Конференции бывают внутрифирменными, отраслевыми, межотраслевыми, региональными, общенациональными и международными. Они могут носить чисто научный, практический или научно-практический характер и проводиться в самых различных сферах — научно-технической, экономической, природоохранной, демографической, медицинской, образовательной, политической и др. Современные методы проведения конференций предполагают использование возможностей телевидения, спутниковой связи и Интернета.

Любая конференция является комплексным мероприятием ПР, органически сочетающим в себе такие способы осуществления коммуникаций, как:

• церемония открытия;

• посещение объектов;

• проведение выставок и презентаций;

• подготовка и предоставление работникам СМИ информационно-рекламным материалов;

• проведение деловых встреч и др.

Правильная подготовка и проведение конференций — это, как правило, объемная и кропотливая работа. В организациях и на предприятиях, имеющих собственные службы по связям с общественностью, этим занимаются специалисты названных подразделений. Непосредственно на время работы конференции может быть создан специальный координационный штаб по ее проведению, участниками которого являются работники разных структурных подразделений фирмы.

Работа по подготовке и проведению конференции начинается, как правило, за несколько месяцев до ее официального открытия и заканчивается несколько позже окончания конференции.

Прежде всего необходимо решить следующие вопросы:

• выбор места и времени проведения конференции (с учетом знаменательных дат в жизни общества в целом, отдельных категорий общественности или компании, намечающихся крупных событий, а также с учетом начала или окончания определенных периодов в деятельности организации);

• подготовка информационно-рекламных материалов о предстоящей конференции, их распространение по специальным каналам или через общедоступные СМИ в зависимости от целей, характера и тематики будущего мероприятия;

• подготовка и заблаговременная рассылка специальных приглашений участникам конференции, входящим в число основных докладчиков (с указанием названия, места и времени проведения конференции, ее общей и секционной тематики, условий размещения, проживания, питания и других видов обслуживания);

• отбор и подготовка дополнительного персонала (как основного, так и резервного) для сопровождения и обслуживания участников конференции (помимо специалистов, привлекаемых из собственной службы по связям с общественностью);

• техническое обеспечение проведения конференции (выбор и оборудование специальных помещений, организация работы средств связи, обеспечение оргтехникой, транспортом, охраной и др.);

• подготовка идентификационных табличек и нагрудных карточек для различных категорий участников конференции (членов президиума, руководителей секций, основных докладчиков, специалистов службы по связям с общественностью, обслуживающего персонала и др.);

• подготовка необходимых транспарантов для оформления помещений, стрелочных указателей, табличек и других изделий для лучшей ориентации участников конференции на территории и в помещениях проводящей ее организации;

• подготовка макета и последующее издание достаточным тиражом программы конференции (с указанием точного времени и места проведения всех основных мероприятий, схемы расположения основных и вспомогательных помещений и объектов, задействованных в обслуживании приглашенных лиц, тематики докладов основных выступающих и докладов на специализированных секциях, контактных телефонов оргкомитета конференции и других необходимых сведений);

• подготовка специальных материалов для предоставления работникам СМИ, приглашенным для освещения хода конференции (краткие сведения об основных участниках конференции, бэкграундеры, пресс-релизы, фотографии, краткие тезисы наиболее важных выступлений и докладов и др.);

• подготовка и издание специальных сборников с тезисами докладов пленарного и секционных заседаний конференции для их последующего распространения среди непосредственных участников конференции и других заинтересованных лиц, для направления в библиотеки и т.д.;

• разработка культурно-развлекательной программы для лиц, приглашенных к участию в конференции, организация их досуга и неформального общения;

• подготовка ПР-мероприятий, дополняющих работу конференции и существенно повышающих ее эффективность (прежде всего — выставок, торговых показов, посещений объектов, презентаций и деловых встреч).

3.2.